Microsoft dokłada wszelkich starań, aby chronić prywatność użytkownika. W tym celu udostępnia oprogramowanie, które zostało tak zaprojektowane, aby zapewnić wysoką wydajność, zaawansowane funkcje oraz wygodę korzystania z komputera osobistego. Niniejsze zasady zachowania poufności informacji dotyczą wielu procedur gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych w systemie Microsoft Dynamics CRM 2011 („CRM”), zarówno w wersji klienckiej, jak i online. Nie dotyczą natomiast innych witryn, produktów ani usług Microsoft udostępnianych w trybie online lub offline.
System CRM pomaga pozyskać lojalność klientów i zabezpieczyć ciągłość działania firmy. Rozwiązania Microsoft Dynamics CRM stosowane przez wiodące firmy na całym świecie są: elastyczne — z możliwością wdrożenia, zakupu i dostępu; znajome i przyjazne w obsłudze — dzięki sposobowi działania zbliżonemu do działania innych produktów Microsoft; skrojone na miarę potrzeb firmy — dzięki rozbudowanym opcjom dostosowania i ofertom dla partnerów.
Gromadzenie i wykorzystanie informacji użytkownika
Podczas konfigurowania usługi CRM oraz korzystania z niej będą zbierane dane osobowe, takie jak adresy e-mail, imiona, adresy domowe bądź służbowe i numery telefonów. Niektóre z tych informacji zostaną wysłane do Microsoft. Będą one wykorzystywane przez Microsoft oraz kontrolowane przedstawicielstwa i podmioty stowarzyszone Microsoft do obsługi wybranych przez użytkownika funkcji oraz świadczenia usług lub wykonywania transakcji żądanych bądź autoryzowanych przez użytkownika. Informacje te mogą być także wykorzystywane na potrzeby analizowania i ulepszania produktów i usług Microsoft.
Informacje gromadzone w ramach jednej usługi Microsoft mogą być wykorzystywane razem z informacjami uzyskanymi w ramach innych świadczonych przez Microsoft usług. Ma to na celu dostosowanie usług do zindywidualizowanych potrzeb poszczególnych użytkowników. Gromadzone przez Microsoft informacje mogą być także uzupełniane o informacje uzyskiwane od innych firm. Microsoft może na przykład dostosować swoje usługi do regionu geograficznego, w którym znajduje się użytkownik, za pomocą usług innych firm, umożliwiających określenie takiego regionu na podstawie adresu IP komputera użytkownika.
Z wyjątkiem sytuacji opisanych w niniejszych zasadach zachowania poufności informacji dane osobowe udostępniane przez użytkownika nie będą bez jego zgody przekazywane osobom trzecim. Microsoft zleca innym firmom świadczenie w imieniu Microsoft usług o ograniczonym zakresie, związanych na przykład z pakowaniem, wysyłaniem i dostarczaniem zakupów lub innych przesyłek, odpowiadaniem na pytania klientów dotyczące produktów lub usług, przetwarzaniem informacji związanych z rejestracją zdarzenia lub wykonywaniem analiz statystycznych dotyczących usług świadczonych przez Microsoft. W takim przypadku Microsoft udostępnia firmom tylko te dane osobowe użytkownika, które są niezbędne do wykonania usługi. Firmy są natomiast zobowiązane do zachowania poufności informacji i nie wolno im użyć danych osobowych użytkownika do innych celów.
Microsoft może uzyskiwać dostęp do informacji o użytkowniku (w tym do treści jego korespondencji) oraz ujawniać takie informacje w celu: (a) przestrzegania prawa, odpowiedzenia na zgodne z prawem żądania bądź uczestniczenia w postępowaniu; (b) ochrony praw lub własności Microsoft lub klientów Microsoft, w tym egzekwowania uprawnień wynikających z umów lub zasad dotyczących korzystania przez użytkownika z usług lub (c) ochrony bezpieczeństwa osobistego pracowników lub klientów Microsoft bądź osób trzecich (o ile wynika to z dobrej wiary, że taki dostęp lub ujawnienie są niezbędne). Microsoft może także ujawniać dane osobowe jako część transakcji korporacyjnych, takich jak fuzja lub sprzedaż zasobów.
Informacje gromadzone przez Microsoft lub przesyłane do Microsoft za pośrednictwem systemu CRM mogą być przechowywane i przetwarzane w Stanach Zjednoczonych lub w innym kraju, w którym Microsoft, jego podmioty stowarzyszone, zależne, pośrednicy bądź dostawcy usług mają swoje placówki. Microsoft przestrzega wymogów Departamentu Handlu Stanów Zjednoczonych (ang. U.S. Department of Commerce) w zakresie struktury zabezpieczeń informacji (program „safe harbor”), które dotyczą gromadzenia, wykorzystywania i przechowywania danych z Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii.
Gromadzenie i wykorzystywanie informacji o komputerze użytkownika
Podczas korzystania przez użytkownika z internetowych funkcji oprogramowania do odwiedzanych przez niego witryn oraz usług online, z których korzysta, przekazywane są informacje o komputerze użytkownika („standardowe informacje o komputerze”). Microsoft wykorzystuje standardowe informacje o komputerze w celu udostępniania usług internetowych, ulepszania swoich produktów i usług oraz wykonywania stosownych analiz statystycznych. Standardowe informacje o komputerze zazwyczaj obejmują: adres IP, wersję systemu operacyjnego i przeglądarki oraz ustawienia regionalne i językowe. W niektórych przypadkach standardowe informacje o komputerze mogą również obejmować przypisany do sprzętu identyfikator, który określa producenta, nazwę i wersję urządzenia. Informacje te towarzyszą także informacjom przesyłanym do Microsoft za pomocą określonych funkcji lub usług.
W przypadku wymienionych w niniejszym dokumencie funkcji, oprogramowania lub usług systemu CRM szczegółowe zasady dotyczące zachowania poufności informacji określają, jakie dodatkowe informacje są gromadzone oraz w jaki sposób są one wykorzystywane.
Ochrona danych użytkownika
Microsoft dokłada wszelkich starań, aby chronić bezpieczeństwo danych użytkownika. Korzysta też z różnych mechanizmów oraz procedur zabezpieczeń w celu zapewnienia ochrony danych osobowych użytkownika przed nieautoryzowanym dostępem, wykorzystaniem lub ujawnieniem. Informacje podane przez użytkowników są przechowywane na komputerach z ograniczonymi uprawnieniami dostępu, znajdujących się w miejscach będących pod kontrolą.
Zmiany w zasadach zachowania poufności informacji
Niniejsze zady zachowania poufności informacji będą okresowo aktualizowane w celu uwzględnienia stosownych zmian w produktach lub usługach Microsoft oraz uwag klientów. Data ostatniej zmiany zostanie odnotowana w pozycji „ostatnia aktualizacja”, znajdującej się u góry niniejszego dokumentu. O istotnych zmianach dotyczących niniejszych zasad zachowania poufności informacji lub korzystania przez Microsoft z danych osobowych użytkownika Microsoft będzie powiadamiać użytkownika przed wdrożeniem takich zmian, zamieszczając stosowne powiadomienie lub przesyłając odpowiednią informację bezpośrednio do użytkownika. Użytkownik powinien przeglądać niniejsze zasady zachowania poufności informacji, aby mieć bieżące informacje na temat zapewnianej przez Microsoft ochrony informacji.
Więcej informacji
Microsoft zachęca do przekazywania uwag na temat niniejszych zasad zachowania poufności informacji. Jeżeli użytkownik ma pytania dotyczące niniejszych zasad zachowania poufności informacji lub uważa, że Microsoft nie przestrzega tych zasad, powinien skontaktować się z Microsoft:
Microsoft Privacy
Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, WA 98052 USA
Jeśli użytkownik ma pytania techniczne lub dotyczące ogólnej obsługi technicznej, powinien odwiedzić witrynę http://support.microsoft.com aby zdobyć więcej informacji o ofertach Pomocy technicznej Microsoft.
Określone funkcje wersji online i klienckiej systemu CRM
Ten punkt zasad zachowania poufności informacji odnosi się do następujących określonych funkcji systemu Microsoft Dynamics CRM 2011, zarówno w wersji online, jak i klienckiej:
Microsoft Dynamics CRM 2011 dla programu Microsoft Office Outlook
Microsoft Dynamics CRM 2011 dla programu Microsoft Office Outlook („Klient programu Outlook”) umożliwia automatyczne śledzenie informacji powiązanych z systemem CRM, w tym wiadomości e-mail, kontaktów, zadań i terminów.
Aby móc korzystać z Klienta programu Outlook, użytkownik będzie musiał zalogować się, podając swój adres e-mail oraz hasło. Użytkownik może zapisać te informacje lokalnie, aby nie wpisywać adresu e-mail i hasła przy każdym uruchomieniu programu Microsoft Outlook. Jeśli użytkownik zdecyduje się zapisać te informacje, Klient programu Outlook automatycznie połączy się z systemem CRM przy każdym uruchomieniu programu Microsoft Outlook.
Po pierwszym skorzystaniu z Klienta programu Outlook połączenie między komputerem użytkownika i systemem CRM będzie aktywne, jeśli możliwy będzie dostęp do Internetu. Umożliwia to szybsze logowanie w systemie CRM i sprawniejsze korzystanie z tego systemu. Użytkownik może wyłączyć połączenie pomiędzy komputerem i systemem CRM w obszarze Opcje w Kliencie programu Outlook. Jeśli zaznaczenie tej opcji zostanie usunięte, wydajność Klienta programu Outlook może się zmniejszyć.
Klienta programy Outlook można wykorzystać do śledzenia poczty e-mail w systemie CRM. W takim przypadku wątek wiadomości będzie widoczny dla wszystkich użytkowników w organizacji, którzy mają do tego uprawnienia. Wiadomość e-mail można śledzić w systemie CRM na cztery sposoby:
- (1) automatyczne śledzenie jedynie odpowiedzi na aktualnie śledzone wiadomości,
- (2) automatyczne śledzenie wszystkich wysyłanych i odbieranych wiadomości,
- (3) automatyczne śledzenie jedynie wiadomości od osób z listy kontaktów, kont, potencjalnych klientów w systemie CRM itp.,
- (4) automatyczne śledzenie wszystkich wiadomości z archiwów systemu CRM wykorzystujących pocztę.
Użytkownik może zmienić mechanizm śledzenia w ustawieniach osobistych w Kliencie programu Outlook. Może to też zrobić administrator systemu. Opcja 1. jest domyślna — domyślnie w systemie CRM śledzone będą tylko odpowiedzi na wskazane przez użytkownika wiadomości. Wszystkie odpowiedzi (użytkownika i innych osób) będą śledzone do momentu, kiedy użytkownik zdecyduje przerwać śledzenie konkretnego wątku wiadomości. Wówczas wysłane lub otrzymane do tej pory wiadomości śledzone w systemie CRM pozostaną w tym systemie, dopóki nie zostaną usunięte ręcznie.
W przypadku każdej otrzymanej wiadomości Klient programu Outlook przesyła do systemu CRM adresy e-mail nadawcy i odbiorcy oraz temat wiadomości. Dzięki temu system CRM może sprawdzić, czy dana wiadomość powinna być zachowana w usłudze CRM. W przypadku wiadomości e-mail, którą inny użytkownik systemu CRM w organizacji wskazał do śledzenia, usługa po jej sprawdzeniu prześle do Klienta programu Outlook żądanie przesłania całej wiadomości do systemu CRM. Wiadomości e-mail stworzone przez system CRM (np. wiadomość dotycząca wysyłania akcji przepływu pracy w imieniu użytkownika albo wiadomości, które użytkownik przesłał za pośrednictwem aplikacji internetowej CRM, jeśli ta funkcja została włączona) mogą być przesłane za pośrednictwem Klienta programu Outlook.
Jeśli użytkownik nie wskazał żadnego elementu do śledzenia w systemie CRM (wiadomość e-mail, termin czy zadanie), któryś z tych elementów i tak może być śledzony przez ten system, jeśli ktokolwiek z listy nadawców lub odbiorców danego elementu zdecydował się go śledzić. Jeśli dany element jest śledzony przez system CRM, w programie Microsoft Outlook zostanie wyświetlona inna ikona niż ta wyświetlana zazwyczaj dla tego typu elementu (wiadomości e-mail, terminu itp.).
Klient programu Outlook umożliwia także śledzenie innych elementów programu Microsoft Outlook, takich jak kontakty, terminy i zadania. Elementy te można śledzić, klikając przycisk Śledź w programie CRM na pasku narzędzi danego elementu. W przypadku korzystania z programu Microsoft Outlook 2007 zaznaczenie elementu można usunąć z systemie CRM za pomocą tego samego przycisku. Kiedy jakiś element jest śledzony, jego kopia jest zachowywana przez usługę CRM i pozostaje widoczna dla innych użytkowników organizacji, którzy mają do tego uprawnienia. W przypadku korzystania z programu Microsoft Outlook 2007 kopia nieśledzonego elementu jest automatycznie usuwana z usługi CRM tylko wówczas, jeśli właścicielem elementu jest dany użytkownik.
Wersja przenośna Klienta programu Outlook umożliwia przeglądanie danych systemu CRM w trybie offline. Aby skorzystać z tej funkcjonalności, należy kliknąć przycisk Przejdź do trybu offline na pasku narzędzi Klienta programu Outlook w programie Microsoft Outlook. Ta funkcjonalność nie jest powiązana z połączeniem programu Microsoft Outlook z programem Microsoft Exchange ani z innymi funkcjonalnościami przeglądarki.
Router poczty e-mail systemu Microsoft Dynamics CRM 2011
Router poczty e-mail systemu Microsoft Dynamics CRM („Router poczty e-mail”) umożliwia, podobnie jak Klient programu Outlook, automatyczne śledzenie informacji powiązanych z systemem CRM. Śledzenie wiadomości e-mail w Routerze poczty e-mail działa w sposób opisany powyżej w punkcie dotyczącym Klienta programu Outlook. Router poczty e-mail umożliwia także wysyłanie i odbieranie poczty za pośrednictwem przeglądarki systemu CRM Online.
Microsoft Update
Do czego służy ta funkcja:
Microsoft Update to usługa, dzięki której można uzyskać aktualizacje systemu Windows i oraz innego oprogramowania Microsoft.
Gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie informacji:
Szczegółowe informacje dotyczące gromadzonych informacji i sposobu ich wykorzystania można znaleźć w Zasadach zachowania poufności informacji dotyczących usług aktualizacji pod adresem http://update.microsoft.com/microsoftupdate/v6/privacy.aspx?ln=pl-pl.
Korzystanie z informacji:
Szczegółowe informacje dotyczące gromadzonych informacji i sposobu ich wykorzystania można znaleźć w Zasadach zachowania poufności informacji dotyczących usług aktualizacji pod adresem http://update.microsoft.com/microsoftupdate/v6/privacy.aspx?ln=pl-pl.
Wybór i kontrola:
Na stronie Preferencje nie są zaznaczone żadne opcje (znajdują się na niej dwa przyciski radiowe — Akceptuję i Nie akceptuję — żaden z nich nie jest zaznaczony domyślnie). Po dokonaniu wyboru aktywny staje się przycisk Dalej, a użytkownik może kontynuować konfigurację. Jeśli konfiguracja została anulowana przed rozpoczęciem etapu instalacji, ustawienia usługi Microsoft Update nie będą zapisane. Jeśli użytkownik zakończył instalację, na komputerze zostanie włączona usługa Microsoft Update po uprzednim zaakceptowaniu warunków.
Dotyczy to ustawień na poziomie komputera, dlatego aby wyłączyć usługę Microsoft Update, administrator systemu może wykorzystać standardowe ustawienia interfejsu systemu Windows dla usługi Microsoft Update. Ustawienia Usługi Microsoft Update są widoczne tylko podczas początkowej fazy instalacji systemu CRM (ponownie można je zobaczyć tylko wówczas, gdy usługa Microsoft Update nie jest włączona na komputerze).
Program poprawy jakości obsługi klienta
Użytkownik ma możliwość dołączenia do Programu poprawy jakości obsługi klienta w celu poprawienia jakości, niezawodności i skuteczność produktów i usług Microsoft.
Jeśli użytkownik dołączy do tego programu, informacje o konfiguracji sprzętu użytkownika i sposobie wykorzystania produktów będą gromadzone przez Microsoft w celu określenia wzorców i tendencji użytkowania.
Do czego służy ta funkcja:
Program poprawy jakości obsługi klienta (ang. Customer Experience Improvement Program, CEIP) gromadzi informacje o konfiguracji sprzętu i sposobie korzystania z oprogramowania i usług Microsoft w celu określenia wzorców i tendencji użytkowania. Program poprawy jakości obsługi klienta gromadzi także informacje o liczbie i rodzaju napotkanych błędów, wydajności oprogramowania i sprzętu oraz prędkości działania usług. Microsoft nie będzie gromadzić takich informacji jak: imię i nazwisko, adres lub inne dane kontaktowe użytkownika.
Gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie informacji:
Za pomocą tej funkcji nie są gromadzone takie informacje jak: imię i nazwisko, adres ani żadne inne dane kontaktowe użytkownika. Szczegółowe informacje na ten temat oraz pełna treść zasad zachowania poufności informacji w Programie poprawy jakości obsługi klienta znajdują się w Zasadach zachowania poufności informacji w Programie poprawy jakości obsługi klienta Microsoft. Więcej informacji na temat informacji gromadzonych, przetwarzanych lub przekazywanych w ramach Programu poprawy jakości obsługi klienta można znaleźć w Zasadach zachowania poufności informacji w Programie poprawy jakości obsługi klienta na stronie http://www.microsoft.com/products/ceip/pl-pl/privacypolicy.mspx.
Korzystanie z informacji:
Microsoft korzysta z tych informacji w celu poprawienia jakości, niezawodności oraz wydajności swoich produktów i usług.
W przypadku systemu CRM Online nie jest możliwe zrezygnowanie z gromadzenia danych w ramach Programu poprawy jakości obsługi klienta. Administrator aplikacji klienckiej CRM zgadza się na gromadzenie danych, konfigurując ustawienia Programu poprawy jakości obsługi klienta w obszarze administratora wdrożenia na stronie Właściwości węzła głównego oraz ustawienia administrowania organizacją w menu Ustawienia > Administracja > Prywatność > zakładka Raportowanie użycia.
Raportowanie błędów
Funkcja raportowania błędów umożliwia użytkownikom zgłaszanie Microsoft błędów, jakie pojawiają się podczas korzystania z aplikacji klienckiej CRM. Użytkownik może bezzwłocznie zgłosić Microsoft taki błąd za pośrednictwem Internetu. Opcja wyświetlania monitu o wysłanie do Microsoft raportu o błędach jest domyślnie włączona i taki monit będzie wyświetlany użytkownikowi za każdym razem, kiedy wystąpi błąd. W przypadku aplikacji klienckiej CRM w obszarze ustawień osobistych w zakładce Prywatność możliwe jest wybranie opcji automatycznego przesyłania do Microsoft raportów o błędach (należy wybrać menu Narzędzia > Opcje..., a następnie kliknąć zakładkę Prywatność).
Raporty o błędach mogą zawierać opis błędu, adres URL strony internetowej, na której błąd wystąpił, unikatowy identyfikator organizacji użytkownika, informacje o wersji używanego systemu CRM, standardowe informacje o komputerze (patrz powyżej) oraz zarejestrowaną w systemie CRM nazwę organizacji użytkownika. Chociaż raporty o błędach nie są przeznaczone do gromadzenia danych osobowych, może się zdarzyć, że takie informacje przypadkowo znajdą się w tych raportach. W takim przypadku Microsoft nie będzie korzystać z uzyskanych w ten sposób informacji do identyfikacji użytkownika ani do kontaktowania się z nim. Administrator może zastąpić ustawienie raportowania błędów w aplikacji klienckiej w menu Ustawienia > Administracja > Prywatność > zakładka Raportowanie błędów.
Microsoft korzysta z raportów o błędach w celu ulepszania sowich produktów i usług. Pracownicy i wykonawcy Microsoft mogą mieć dostęp do takich raportów. Jeśli raport o błędach wykazuje, że problem spowodowany jest m.in. produktami innych firm, wówczas Microsoft może przekazać raport takim firmom. Firmy te mogą jednak z niego korzystać wyłącznie w celu naprawienia udostępnianych lub wytwarzanych przez nie produktów bądź w celu ich udoskonalenia.
Pomoc
Pomoc do systemu CRM Online jest obsługiwana przez Microsoft w ramach subskrybowanej usługi. Pomoc do wdrożonej lokalnie wersji produktu jest obsługiwana przez klienta. Jeśli użytkownik korzysta z programu CRM for Outlook w trybie offline, lokalna kopia Pomocy jest dostępna na jego komputerze.
Pomoc do systemu CRM Online obejmuje kod umożliwiający Microsoft zapoznanie się z informacjami o sposobach korzystania z zawartości. Jako element tego kodu w systemie użytkownika może zostać zainstalowany plik cookie. Nie są przy tym gromadzone żadne informacje umożliwiające zidentyfikowanie użytkowników systemu CRM Online. Kod ten nie jest dostępny we wdrożonej lokalnie wersji produktu obsługiwanej przez klienta ani w Pomocy zintegrowanej z programem CRM for Outlook używanym w trybie offline.
Pomoc do systemu CRM Online oraz do aplikacji klienckiej zawiera formularz opinii. Formularz ten otwiera aplikację poczty e-mail użytkownika i umożliwia użytkownikowi przesłanie do Microsoft opinii dotyczącej określonej zawartości. Microsoft może świadczyć dodatkowe usługi pomocy technicznej. W tym celu może odpowiedzieć na przesłane w powyższy sposób wiadomości e-mail lub w inny sposób kontaktować się z indywidualnymi użytkownikami. Zgromadzone przez Microsoft informacje umożliwiające zidentyfikowanie indywidualnych użytkowników nie będą wykorzystywane przez Microsoft do kontaktowania się z takim użytkownikami w celach innych niż świadczenie przez Microsoft dodatkowych usług pomocy technicznej oraz ulepszenie przyszłych wersji Pomocy i innych form wsparcia dla użytkowników.
Określone funkcje systemu CRM Online
Ten punkt zasad zachowania poufności informacji odnosi się do następujących określonych funkcji systemu Microsoft Dynamics CRM Online:
Gromadzenie i wykorzystanie informacji użytkownika
Microsoft może przesyłać użytkownikom określone informacje dotyczące usług, w tym listy powitalne, przypomnienia o płatnościach, informacje o problemach technicznych oraz zawiadomienia dotyczące bezpieczeństwa. W ramach niektórych usług Microsoft do użytkowników mogą być przesyłane listy dotyczące członkostwa w różnych programach. Microsoft może prosić użytkownika o opinię, zaprosić go do wzięcia udziału w sondażu lub przesłać do niego materiały promocyjne dotyczące innych produktów lub usług udostępnianych przez Microsoft lub podmioty stowarzyszone Microsoft.
CRM Online
Aby korzystać z niektórych funkcji systemu CRM Online (np. klienta programu Outlook oraz funkcji dynamicznego eksportu do programu Excel), użytkownik musi zalogować się w systemie, korzystając z poświadczeń identyfikatora Windows Live ID (adresu e-mail i hasła — więcej informacji na ten temat można znaleźć w punkcie „Identyfikator Windows Live™ ID” poniżej). Użytkownik może zapisać te informacje lokalnie, aby nie podawać adresu e-mail i hasła przy każdej próbie uzyskania dostępu do systemu CRM Online. W takim przypadku składnik systemu CRM Online użytkownika będzie automatycznie łączyć się z systemem CRM Online przy każdym uruchomieniu tego składnika.
Windows Live™ ID
Podczas rejestracji w systemie CRM Online wymagane jest podanie adresu e-mail oraz hasła użytkownika (identyfikator Windows Live ID użytkownika). Użytkownik może korzystać z identyfikatora Windows Live ID podczas rejestracji w innych witrynach i usługach, zarówno tych udostępnianych przez Microsoft, jak i tych udostępnianych przez wybranych partnerów Microsoft posługujących się logo Windows Live ID. Po zarejestrowaniu się w jednej z usług bądź witryn Microsoft użytkownik — odwiedzając inną witrynę lub korzystając z innej usługi Microsoft — może automatycznie zostać w nich zarejestrowany. Więcej informacji na temat wykorzystania informacji podawanych podczas rejestracji w witrynach uczestniczących można znaleźć w „Zasadach Microsoft dotyczących zachowania poufności informacji w trybie online” na stronie http://privacy.microsoft.com/pl-pl/fullnotice.mspx.
Kiedy użytkownik wysyła żądanie w systemie CRM Online, składnik klienta dokonuje szyfrowanego uwierzytelnienia za pomocą identyfikatora Windows Live ID (WLID) i otrzymuje token do aplikacji klienckiej. Zaszyfrowane żądanie przesłane do serwera WLID zawiera opisane powyżej poświadczenia, natomiast token przesłany do serwera CRM zawiera identyfikator PUID użytkownika podany w formie głównej nazwy użytkownika (ang. User Principle Name, UPN). Token jest zaszyfrowany.
Wyświetlanie reklam (opcja rezygnacji)
Większość witryn i usług online oferowanych przez Microsoft oraz partnerów Microsoft umożliwia wyświetlanie w nich reklam. Microsoft może wyświetlać reklamy w swoich witrynach oraz w witrynach innych reklamodawców, będących partnerami Microsoft, za pośrednictwem platformy reklamowej Microsoft.
W czasie wyświetlania na ekranie reklamy online w komputerze zapisywany jest co najmniej jeden trwały plik cookie, który ma za zadanie rozpoznać komputer użytkownika za każdym razem, gdy na ekranie tego komputera wyświetla się reklama. Pliki cookie używane przez Microsoft do celów reklamowych przestają działać po upływie maksymalnie 2 lat. Z uwagi na to, że Microsoft zamieszcza reklamy w różnych witrynach, może przez dłuższy okres gromadzić informacje o tym, w której witrynie użytkownik — lub inne osoby używające tego samego komputera — zobaczył lub kliknął reklamę wyświetlaną na ekranie. Microsoft wykorzystuje te informacje w celu określenia profilu użytkownika, jego zainteresowań lub preferencji oraz wyświetlenia reklam skierowanych do danego odbiorcy, które mogą go zainteresować. Microsoft może także powiązać te informacje z kolejnymi wizytami, zakupami lub inną aktywnością w witrynach innych uczestniczących reklamodawców w celu określenia skuteczności reklam.
Chociaż Microsoft może wykorzystywać część zgromadzonych informacji w celu personalizacji wyświetlanych reklam, systemy Microsoft zostały tak zaprojektowane, aby wybierać reklamy oparte na danych, które nie pozwalają na osobistą i bezpośrednią identyfikację użytkownika. Na przykład Microsoft może wybierać wyświetlane reklamy według ogólnych kategorii zainteresowań lub segmentów, które zostały przyjęte na podstawie: (a) danych demograficznych lub wiadomości o zainteresowaniach, w tym danych przekazanych przez użytkownika w momencie zakładania konta (np. wieku, kodu pocztowego i płci), danych demograficznych lub wiadomości o zainteresowaniach uzyskanych od innych firm oraz ogólnej lokalizacji geograficznej wydedukowanej z adresu IP; (b) witryn odwiedzanych i łączy klikanych przez użytkownika korzystającego z witryn i usług Microsoft oraz innych reklamodawców będących partnerami Microsoft; (c) wyszukiwanych słów wpisanych przez użytkownika korzystającego z świadczonych przez Microsoft usług wyszukiwania internetowego (np. Bing) oraz (d) informacji o innych użytkownikach, z którymi użytkownik najczęściej się komunikuje za pośrednictwem świadczonych przez Microsoft usług komunikacji lub usług sieci społecznościowych (np. Messenger). Więcej informacji na temat sposobu ukierunkowywania reklam na konkretnych odbiorców można znaleźć na stronie Spersonalizowane reklamy Microsoft.
Wyświetlając spersonalizowane ukierunkowane reklamy, Microsoft podejmuje szereg kroków mających na celu zapewnienie ochrony prywatności użytkownika. Na przykład Microsoft przechowuje informacje o przeglądanych stronach, odwiedzanych łączach oraz wyszukiwanych słowach używanych do ukierunkowania spersonalizowanych reklam odrębnie od informacji kontaktowych użytkownika lub innych danych, które pozwalają na identyfikację użytkownika (takich jak np. imię i nazwisko, adres e-mail). Ponadto Microsoft stworzył zabezpieczenia technologiczne i proceduralne mające na celu ochronę przed nieupoważnionym powiązaniem takich danych. Microsoft daje również użytkownikowi możliwość rezygnacji z otrzymywania spersonalizowanych ukierunkowanych reklam. Więcej informacji na ten temat lub na temat tego, jak zrezygnować z reklam, można znaleźć na stronie rezygnacji z otrzymywania reklam. Użytkownik może też odwiedzić stronę stowarzyszenia
Network Advertising Initiative, które umożliwia w jednej lokalizacji rezygnację z reklam wszystkich członków stowarzyszenia. Microsoft wyświetla także reklamy innych firm za pośrednictwem swojego podmiotu zależnego, firmy Atlas. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w witrynie firmy Atlas
http://www.atlassolutions.com/.
Chociaż większość reklam online w witrynach Microsoft jest publikowanych przez Microsoft, Microsoft umożliwia także zewnętrznym dostawcom reklam, w tym m.in. sieciom reklamowym, publikowanie reklam w swoich witrynach. Do wspomnianych dostawców zewnętrznych należą między innymi firmy: 24/7 Real Media, aCerno Inc, AdBlade,
AdConion, AdFusion, Advertising.com, Bane Media, Brand.net,
CasaleMedia, Collective Media, Fox Interactive, Interclick,
Millennial, PrecisionClick, ROI Media, Social Media, SpecificMedia,
TrafficMarketplace, Tribal Fusion, ValueClick, oraz YuMe.
Firmy te mogą umożliwić użytkownikowi rezygnację z otrzymywania reklam ukierunkowanych na podstawie plików cookie. Niektóre z tych firm są także członkami stowarzyszenia Network Advertising Initiative. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, należy kliknąć nazwę którejkolwiek z podanych powyżej firm i przejść do jej witryny.
Korzystanie z plików cookie
Microsoft stosuje w swoich witrynach pliki cookie w celu umożliwienia użytkownikowi rejestracji w usługach oraz personalizacji witryn. Plik cookie to niewielki plik tekstowy umieszczany na dysku twardym komputera użytkownika przez serwer witryny internetowej. Pliki cookie zawierają informacje, które mogą być później odczytane wyłącznie przez serwer sieci Web w domenie, która przesłała plik cookie do użytkownika. Plików cookie nie można używać do uruchamiania programów ani przesyłania wirusów na komputer.
Pliki cooki są używane przede wszystkim w celu zachowania na komputerze użytkownika informacji o jego preferencjach oraz innych informacji umożliwiających efektywniejszą obsługę użytkownika oraz aby wyeliminować potrzebę wielokrotnego wpisywania przez użytkownika tych samych informacji i wyświetlać spersonalizowaną treść i dostosowane do użytkownika reklamy podczas kolejnych odwiedzin użytkownika w tych witrynach. Witryny internetowe Microsoft korzystają także z plików cookie w sposób opisany w punktach dotyczących gromadzenia informacji użytkownika
i wyświetlania reklam niniejszych zasad zachowania poufności informacji.
Jeśli użytkownik zaloguje się w witrynie za pomocą identyfikatora Windows Live ID lub poświadczeń usługi Microsoft Passport Network, Microsoft przechowa w postaci zaszyfrowanego pliku cookie zapisanego na dysku twardym unikatowy numer identyfikatora użytkownika oraz informacje dotyczące godziny, o której użytkownik zalogował się w witrynie. Plik cookie umożliwia użytkownikowi przechodzenie na kolejne strony w witrynie bez konieczności ciągłego logowania się na poszczególnych stronach. Po wylogowaniu się użytkownika z witryny taki plik cooki jest usuwany z komputera użytkownika. Microsoft korzysta z plików cooki w celu usprawnienia procesu logowania się użytkownika w witrynie. Na przykład adres e-mail użytkownika może być przechowywany w pliku cooki, który pozostanie na komputerze użytkownika po wylogowaniu się użytkownika z witryny. Taki plik cookie umożliwia wstępne wypełnienie stosownego pola adresem e-mail użytkownika, dzięki czemu przy następnym logowaniu użytkownik będzie musiał tylko podać swoje hasło. Jeśli użytkownik korzysta z publicznego komputera lub nie chce, aby takie informacje były przechowywane, może wybrać odpowiedni przycisk radiowy na stronie logowania, aby plik cookie nie był dalej używany.
Użytkownik może akceptować lub odrzucać pliki cookie. Większość przeglądarek internetowych automatycznie akceptuje pliki cookie, zazwyczaj można jednak zmienić ustawienia przeglądarki, tak aby pliki cookie były odrzucane. W przypadku odrzucenia plików cookie niemożliwe będzie logowanie się w bazujących na plikach cookie witrynach i usługach Microsoft ani korzystanie z interaktywnych funkcji takich witryn lub usług. Ponadto niektóre określone w plikach cookie preferencje użytkownika dotyczące wyświetlanych reklam mogą nie być respektowane.
W przypadku zaakceptowania plików cookie użytkownik może później usunąć te pliki, które wcześniej zaakceptował. W programie Internet Explorer 7 pliki cookie usuwa się, wybierając w menu Narzędzia opcję Usuwanie historii przeglądanych stron i klikając przycisk Usuń pliki cookie. W razie usunięcia plików cookie wszelkie ustawienia i preferencje kontrolowane przez takie pliki cookie, w tym preferencje dotyczące wyświetlanych reklam, zostaną usunięte i w razie potrzeby trzeba będzie ponownie je utworzyć.
Korzystanie z sygnałów nawigacyjnych w sieci Web
Witryny internetowe Microsoft mogą zawierać elektroniczne obrazy znane jako sygnały nawigacyjne w sieci Web — niekiedy zwane jednopikselowymi plikami GIF — które mogą być używane do przenoszenia plików cookie w witrynach Microsoft, umożliwiając liczenie użytkowników przeglądających strony i świadczenie usług pod wspólną marką. Sygnały nawigacyjne w sieci Web mogą być dołączane do promocyjnych wiadomości e-mail lub biuletynów informacyjnych w celu określenia, czy wiadomości były otwierane i czy miały wpływ na działania użytkownika.
Microsoft może wykorzystywać sygnały nawigacyjne w sieci Web osób trzecich w celu opracowywania łącznej statystyki dotyczącej skuteczności kampanii promocyjnych Microsoft lub innych czynności w witrynach Microsoft. Sygnały nawigacyjne w sieci Web w witrynach Microsoft nie są używane przez osoby trzecie do gromadzenia danych osobowych użytkownika ani do uzyskiwania do nich dostępu.
Microsoft ponadto współpracuje z innymi firmami zamieszczającymi reklamy w witrynach Microsoft i umieszcza w ich witrynach sygnały nawigacyjne w celu opracowania statystyki dotyczącej tego, ile razy należy kliknąć reklamę w witrynie Microsoft, aby skutkowało to zakupem lub inną aktywnością w witrynie reklamodawcy.
Zaproszenie użytkownika
Po zaproszeniu nowego użytkownika do systemu CRM Online do takiego użytkownika zostaje wysłana wiadomość e-mail z zaproszeniem. Zaproszony użytkownik musi zaakceptować zaproszenie do systemu CRM Online, korzystając z profilu Windows Live ID powiązanego z adresem e-mail, na które takie zaproszenie zostało przesłane.
Aplikacja do fakturowania
Microsoft korzysta z informacji podawanych przez użytkownika w formularzu aplikacji do fakturowania na potrzeby sporządzenia oceny kredytowej i założenia konta. Microsoft nie będzie bez zgody użytkownika udostępniać osobom trzecim informacji przekazywanych przez użytkownika, chyba że będzie to konieczne do wykonania usług lub transakcji żądanych przez użytkownika lub będą tego wymagać stosowne przepisy prawa. Microsoft dokłada wszelkich starań, aby chronić bezpieczeństwo danych osobowych użytkownika. W tym celu korzysta z różnych mechanizmów i procedur zabezpieczeń, które mają zapewnić skuteczną ochronę danych osobowych użytkownika przed nieautoryzowanym dostępem, wykorzystaniem lub ujawnieniem. Dane osobowe użytkownika nie są udostępniane osobom trzecim bez zgody użytkownika z wyjątkiem sytuacji opisanych powyżej.
Eksportowanie danych do programu Microsoft Office Excel
System CRM Online umożliwia eksportowanie danych CRM z systemu CRM Online do programu Microsoft Office Excel („Excel”). Są dwie różne metody eksportowania takich danych. Użytkownik może eksportować dane do statycznego arkusza albo do dynamicznego arkusza/tabeli przestawnej. Podczas eksportu statycznego na komputerze użytkownika jest tworzona i przechowywana lokalna kopia eksportowanych danych. Między lokalną kopią a usługą CRM Online nie ma żadnego połączenia. Transfer danych z systemu CRM Online do komputera użytkownika odbywa się za pośrednictwem bezpiecznego protokołu SSL.
Podczas eksportu dynamicznego między arkuszem programu Excel a usługą CRM Online zostaje utworzone łącze. Przy każdym odświeżeniu dynamicznego arkusza użytkownik otwierający taki plik będzie podlegał uwierzytelnieniu przez system CRM Online przy użyciu poświadczeń użytkownika. System CRM Online umożliwia użytkownikom oglądanie tylko tych danych, do których wyświetlania mają uprawnienia.
Administrator może określić, czy dani użytkownicy w organizacji mają uprawnienia do eksportowania danych do programu Excel, odpowiednio zmieniając role zabezpieczeń dla tych użytkowników. Role zabezpieczeń można zmienić w obszarze ustawień systemu CRM Online.
Import/eksport dostosowań
Użytkownik może importować swoje dostosowywania systemu CRM Online do systemu CRM Online, a także eksportować je z tego systemu. W takim przypadku dostosowania, które mogą zawierać imię i nazwisko użytkownika oraz inne dane osobowe, są transferowane między komputerem użytkownika a serwerami Microsoft za pomocą bezpiecznego protokołu SSL.
Przechwytywanie w Internecie potencjalnych klientów
Funkcja przechwytywania w Internecie potencjalnych klientów umożliwia użytkownikowi tworzenie stron docelowych z przekazem reklamowym. Strona docelowa może gromadzić informacje podawane przez użytkowników wyszukiwarki w polach tekstowych w umieszczonych na stronie, generując w ten sposób informacje o potencjalnych klientach. Informacje o potencjalnych klientach można przypisać do innych użytkowników w celu podjęcia przez nich dalszych działań. Funkcja przechwytywania w Internecie potencjalnych klientów jest dostępna tylko dla klientów w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie korzystających z systemu, w którym językiem podstawowym jest angielski.